A relação entre um paciente e uma clínica odontológica é muito extensa. Com tratamentos que variam de semanas a meses para serem eficazes, mesmo com recursos que prometem encurtar esse prazo, o vínculo entre as duas partes é sustentado por documentos que devem ser preservados por muito tempo. No artigo abaixo, você poderá tirar todas as dúvidas pertinentes ao armazenamento de documentos odontológicos.
Do que é composta a documentação odontológica e por quanto tempo ela deve ser preservada?
Os documentos mais comuns no ramo de odontologia são registro de anamnese, fichas de cadastro, receitas, atestados, radiografias, modelos de gesso e orientações pós-operatórias e de higienização. Todos esses documentos contêm informações cruciais sobre o cliente e devem ser preservados.
O Código de Ética Odontológica do Conselho Federal de Odontologia não delimita um tempo específico para armazenamento, logo, não há um consenso sobre tal prazo. No caso da odontologia, porém, podem surgir casos questionáveis sobre o serviço anos depois dele ser prestado. Além disso, as informações sobre a arcada dentária do paciente podem ser solicitadas para a identificação de corpos. Neste caso, é recomendado que os documentos sejam armazenados por toda a vida do dentista, e por isso o arquivamento online é uma solução extremamente viável.
No caso das imagens radiológicas, por exemplo, o prazo determinado pela Anvisa é de pelo menos 30 anos.
Riscos de uma documentação incompleta ou inexistente:
Além de garantir à clínica um respaldo legal para eventuais processos e desentendimentos com seus clientes através do registro do tratamento realizado e as condições pré e pós tratamento, o armazenamento de documentos é exigido pelo Código de Ética Odontológica do Conselho Federal de Odontologia para regulamentação da profissão.
Qual a diferença entre o armazenamento de documentos físicos e digitais?
Quando a clínica armazena documentos físicos, estes estão sujeitos às ações do tempo, que podem danificar as informações e torná-las ilegíveis. Os documentos digitais, além de serem igualmente aceitos como válidos, podem ser armazenados na nuvem, preservando as informações e poupando espaço físico nas clínicas, além de contar com tecnologia de ponta para garantir a integridade dos dados.
Como digitalizar a documentação de uma clínica?
A clínica conta com duas formas de digitalizar sua documentação. A primeira consiste em fazer uma cópia dos documentos, através de um scanner ou de máquinas fotográficas, implicando em possuir uma cópia digital e o documento físico, original.
A segunda, e mais simples, é gerar esses documentos diretamente no meio digital, através de softwares de gestão online. Desta maneira, você mantém um controle rigoroso sobre seus documentos e garante que eles serão acessados apenas por pessoas autorizadas.
Como a Cfaz.net pode ajudar a sua clínica?
A plataforma Cfaz.net oferece à clínica odontológica um consultório virtual online gratuito: uma ferramenta para comunicação e troca de dados direta entre dentistas e radiologistas. As clínicas de radiologia podem utilizar a plataforma para enviar imagens e laudos diretamente para os dentistas, que podem fazer o acesso de qualquer lugar, usando qualquer dispositivo com internet, como computadores, smartphones ou tablets.
Além disso, é possível gerenciar um cadastro completo dos pacientes, que possibilita a organização dos documentos e padronização visual. Todos os dados ficam armazenados na plataforma usando a infraestrutura de nuvem fornecida pela Google Cloud Platform. Desta maneira, além de ter acesso a todos os documentos através de qualquer dispositivo e em qualquer lugar, o dentista não abre mão de sua segurança, uma vez que a plataforma dispõe de máxima segurança no armazenamento de dados. A agilidade na busca de informações e a rapidez na comunicação entre clínicas, profissionais e pacientes também é uma enorme vantagem a ser considerada.
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