Como Administrar Melhor seu Tempo e Aumentar o Foco - Cfaz.net

Todos reconhecemos a importância de administrar bem o nosso tempo, mas são poucas as pessoas que fazem isso com eficiência. Menos ainda são aquelas que se comprometem a reservar um momento para tomar alguns cuidados simples, mas que exercem forte influência na produtividade do seu dia – como dormir e alimentar-se bem, organizar o ambiente de trabalho, exercitar-se e até mesmo distrair-se.

Confira mais algumas dicas para ajudar a administrar melhor seu tempo e, consequentemente, melhorar sua qualidade de vida e de trabalho.

Planeje seu dia

Comece planejando o que fazer durante o dia. É interessante decidir com antecedência o que será feito para evitar desviar o foco para atividades menos importantes. Planeje pelo menos 70% do seu dia e reserve os outros 30% para imprevistos, como um laudo que exigiu mais tempo que o necessário ou um telefonema importante.

Faça uma lista

Listas tornam mais fácil a visualização das tarefas e servem como lembretes. Quando criar sua lista, divida cada atividade em atividades menores e foque em uma de cada vez. Algumas pessoas preferem fazer anotações em um papel, mas para os que preferem usar o computador ou celular, os aplicativos Any.do e Trello podem ser úteis. Ambos possuem versões gratuitas e são fáceis de usar.

Priorize suas atividades

Após decidir o que será feito, defina a importância de cada atividade. Um método simples e comprovado de fazer isso é utilizando a classificação ABC. Marque as atividades como:

• “A” se devem ser feitas no mesmo dia, caso contrário, você terá consequências sérias;
• “B” se são menos urgentes, mas importantes;
• “C” se não são urgentes, mas podem ser adiantadas no tempo livre entre as atividades A e B.

Com o tempo, essa prática se tornará um novo hábito e você passará a definir suas prioridades sem esforço. Um novo hábito leva, em média, 2 meses para ser adotado, segundo Jeremy Dean, autor do livro Making Habits, Breaking Habits (Criando e quebrando hábitos, em tradução livre), podendo variar consideravelmente de indivíduo para indivíduo e de acordo com o tipo de atividade. Portanto, dedique-se e se esforce em criar ou quebrar um hábito de cada vez.

Concentre-se

Siga algumas dessas dicas de concentração:

• Faça pausas – Mesmo aquelas pessoas mais focadas precisam parar um pouco de vez em quando. Nossa mente suporta, em média, 8 horas por dia de concentração intensa. Por esse motivo, é importante dividir seu trabalho em períodos de uma hora, com intervalos de 5 a 10 minutos para descansar a mente.
• Faça suas atividades mais difíceis quando estiver mais alerta – Isso vai ajudar a maximizar sua concentração. Normalmente, o período do dia em que estamos mais dispostos é durante a manhã. Mas, para algumas pessoas, pode ser à noite. É importante conhecer o seu momento mais produtivo.
• Prometa uma recompensa a si mesmo – Pequenas “auto-recompensas” podem ser motivadoras. Por exemplo: se você conseguiu manter seu foco por uma hora seguida, pare um pouco para tomar café ou descansar.

Elimine distrações

Alguns de nós perdemos cerca de duas a três horas por dia em distrações. É comum nos distrairmos e esquecermos – e até mesmo adiarmos – o que estávamos fazendo quando somos interrompidos por uma notificação no celular ou quando não resistimos a conferir os emails e as redes sociais.

Uma pesquisa realizada pelo neurocientista Adam Aron, da Universidade da Califórnia, descobriu que nossa mente é “esvaziada” dos pensamentos recentes quando somos distraídos por um barulho ou uma situação inesperada. Quanto maior a distração, maior a dificuldade dos participantes de lembrar do que estavam pensando.

As soluções abaixo podem ajudar você a eliminar distrações de forma interessante e eficiente.

• Forest – Aplicativo que melhora o seu foco e te mantém motivado ao mesmo tempo. Você pode plantar uma árvore em uma floresta e, enquanto trabalha, sua árvore cresce. Se você não resistir e fechar o App para conferir suas mensagens, a árvore morre;
• Stayfocusd – Extensão para o navegador Google Chrome que te ajuda a limitar o tempo de uso de alguns sites, como redes sociais. Uma vez atingido o limite de tempo, os sites selecionados por você são desativados pelo resto do dia.

Utilize meios digitais

Estudos indicam que não há diferença considerável no tempo de realização de exames manuais e digitais, mas as vantagens do meio digital são maiores em outros aspectos: na segurança dos arquivos, qualidade e precisão dos resultados, além de facilitar correções em caso de erros. Outros benefícios são:

• Enviar os exames por email ou diretamente pelo sistema utilizado;
• Saber em tempo real quando a clínica recebeu e leu os exames, evitando ter que ligar para confirmar o recebimento dos documentos;
• Trabalhar em casa, sem a necessidade de deslocar-se até a clínica.

Comece a aplicar essas dicas no seu dia a dia e, certamente, você notará uma grande melhoria nos seus resultados, assim como um maior rendimento do seu tempo.

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